Polityka prywatności

Operatorem usługi Mention Reminder jest Webalize sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (plac Bankowy 2, 00-095 Warszawa), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000822439, NIP 5252811769, REGON 385278470, kapitał zakładowy 5 000 zł („Mention Reminder”, „my”). Świadczymy bota i powiązane usługi, które pomagają zespołom śledzić i domykać nieodpowiedziane wzmianki na platformach czatu - obecnie na Discordzie i Slacku.

W sprawach ochrony danych pisz na privacy@mentionreminder.com. Jeśli wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych lub przedstawiciela w UE, jego dane wskażemy na żądanie.

W odniesieniu do treści z serwerów Discord i przestrzeni Slack (wzmianki, fragmenty wiadomości, przypomnienia) działamy zwykle jako podmiot przetwarzający w imieniu Twojej organizacji - to administrator workspace decyduje, po co i jak używa Mention Reminder. Za poinformowanie członków zespołu i posiadanie odpowiedniej podstawy prawnej odpowiada wtedy Twoja organizacja.

W odniesieniu do relacji z klientem - konta w panelu, dane rozliczeniowe, zgłoszenia z formularzy, analityka strony - jesteśmy administratorem. Dla klientów z EOG udostępniamy umowę powierzenia przetwarzania (DPA); napisz na privacy@mentionreminder.com.

Dane konta i konfiguracji: identyfikatory serwerów Discord i przestrzeni Slack, nazwa organizacji, godziny przypomnień i strefa czasowa, wskazanie serwera głównego oraz flaga „objęcia” (seat) dla poszczególnych użytkowników.

Dane wzmianek: identyfikatory użytkowników, kanałów i wiadomości, adresy URL wiadomości, identyfikator autora, znaczniki czasu oraz krótki fragment (excerpt) wiadomości niezbędny do wyświetlenia listy „do odpowiedzi”. Do samego przypomnienia nie przechowujemy pełnej treści każdej wiadomości.

Tokeny instalacji: przy instalacji przez OAuth (Slack) przechowujemy token autoryzacyjny aplikacji, aby bot mógł działać w Twojej przestrzeni.

Dane rozliczeniowe: nazwa firmy, adres, numer NIP/VAT, e-mail do faktur oraz identyfikatory subskrypcji i statusu płatności. Dane karty płatniczej przetwarza wyłącznie Stripe - nie widzimy ani nie przechowujemy pełnego numeru karty.

Zgłoszenia z formularzy: dane podane w formularzu kontaktowym (imię, nazwisko, e-mail, firma, treść) oraz zapisach na listę oczekujących (e-mail, wybrane platformy).

Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki i urządzenia, raporty błędów oraz zdarzenia potrzebne do bezpieczeństwa i diagnostyki. Do logowania w panelu używamy jednego niezbędnego, podpisanego ciasteczka sesyjnego.

Świadczenie usługi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO): wykrywanie wzmianek, utrzymywanie prywatnych przypomnień, ich wysyłka w ustalonym rytmie, logowanie do panelu oraz obsługa subskrypcji.

Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, diagnostyka, zbiorcza analityka strony w sposób respektujący prywatność oraz rozwój produktu.

Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO): przechowywanie faktur i dokumentacji podatkowej.

Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO): tam, gdzie jej wymagamy, np. opcjonalny marketing e-mail. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili.

Klasyfikacja AI jest opcjonalna. Gdy jest włączona, krótkie fragmenty wiadomości mogą być przekazywane dostawcy modelu (obecnie OpenAI) wyłącznie po to, by ocenić, czy wzmianka wymaga reakcji lub czy odpowiedź zamyka sprawę. Fragmenty nie służą trenowaniu modeli dostawcy.

AI można wyłączyć - wtedy Mention Reminder działa na prostych regułach. We wdrożeniach Enterprise (self-host) możliwe są modele lokalne, dzięki czemu treść nie opuszcza infrastruktury klienta.

Korzystamy ze starannie dobranych dostawców, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu na podstawie umów powierzenia: Discord i Slack (platformy czatu, w zakresie nadanych uprawnień), Stripe (płatności i faktury), OpenAI (opcjonalna klasyfikacja AI), Vercel (hosting strony i panelu oraz analityka) oraz dostawca zarządzanej bazy PostgreSQL (przechowywanie danych aplikacji).

Discord, Slack i Stripe przetwarzają dane także jako niezależni administratorzy na podstawie własnych polityk prywatności. Aktualną listę kluczowych podprocesorów udostępniamy na żądanie pod privacy@mentionreminder.com.

Używamy jednego niezbędnego, podpisanego ciasteczka sesyjnego (mention_reminder_session), które utrzymuje zalogowanie w panelu. Jest ono wymagane do działania usługi i nie służy śledzeniu ani reklamie.

Do analityki strony korzystamy z Vercel Analytics, które działa bez plików cookie i bez profilowania - zbiera zbiorcze, zanonimizowane statystyki odwiedzin (np. liczba wyświetleń, kraj, typ urządzenia) i nie identyfikuje pojedynczych osób. Z tego powodu nie wyświetlamy bannera zgody na cookie. Jeśli w przyszłości dodamy narzędzia wymagające zgody, poprosimy o nią przed uruchomieniem.

Niektórzy dostawcy (np. Stripe, OpenAI, Vercel) mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w USA. W takich przypadkach opieramy transfer na odpowiednich zabezpieczeniach - standardowych klauzulach umownych Komisji Europejskiej lub uczestnictwie w ramach Data Privacy Framework, tam gdzie ma zastosowanie.

Dane wzmianek i konfiguracji przechowujemy tak długo, jak Twoja przestrzeń korzysta z Mention Reminder. Po odłączeniu ostatniego połączenia lub usunięciu konta przechodzimy w tryb „uśpienia”: dane są zachowane przez okres karencji (obecnie do 12 miesięcy), aby przypadkowe odłączenie dało się cofnąć, po czym są trwale usuwane.

Dane rozliczeniowe i faktury przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi. Zgłoszenia z formularzy przechowujemy do czasu obsłużenia sprawy i przez rozsądny okres późniejszy. Możesz w każdej chwili poprosić o wcześniejsze usunięcie danych, których dotyczą Twoje prawa.

Stosujemy adekwatne środki techniczne i organizacyjne - szyfrowanie w tranzycie, ograniczony dostęp do danych, podpisywane sesje i rozdział sekretów. Żadna metoda transmisji ani przechowywania nie jest w 100% bezpieczna, ale traktujemy ochronę danych priorytetowo i reagujemy na incydenty zgodnie z obowiązującym prawem.

W zależności od miejsca zamieszkania możesz mieć prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia lub przenoszenia, a także sprzeciwu wobec części przetwarzania i wycofania zgody. Przysługuje Ci również prawo skargi do organu nadzorczego (w Polsce: Prezes UODO).

Aby skorzystać z praw, napisz na privacy@mentionreminder.com. Gdy działamy jako podmiot przetwarzający w imieniu Twojej organizacji, możemy przekierować żądanie do administratora workspace. Możemy poprosić o weryfikację tożsamości lub uprawnień administratora.

Mention Reminder jest narzędziem dla zespołów i nie jest kierowane do dzieci. Korzystanie wymaga spełnienia minimalnego wieku określonego w regulaminach Discorda i Slacka oraz prawie właściwym. Nie zbieramy świadomie danych osób poniżej tego wieku.

Możemy aktualizować politykę wraz ze zmianami produktu lub obowiązków prawnych. Nowa wersja pojawi się na tej stronie wraz z datą „Ostatnia aktualizacja”. O istotnych zmianach dla administratorów workspace możemy dodatkowo poinformować e-mailem lub w produkcie.

Pytania dotyczące prywatności: privacy@mentionreminder.com.